Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được? mới nhất

Scanning là một trong những phương pháp phổ biến mà người dùng quét lại bản in để lưu thành file ảnh trên máy tính, điện thoại. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách scan tài liệu cũng như các công cụ của máy scan thì hãy đọc bài viết sau.

Đầu tiênQuét là gì?

quét là chuyển dữ liệu trên giấyTài liệu (hợp đồng, tạp chí, tài liệu, …) hoặc hình ảnh được lưu trữ trên giấy dưới dạng dữ liệu, hình ảnh, tệp tin trên máy tínhĐiện thoại qua PC Máy quét hoặc máy in có chức năng quét thông qua ứng dụng quét trên điện thoại thông minh.

Máy quét hoạt động giống như một máy photocopy, một thiết bị sử dụng điện tích kép để chụp hình ảnh điện tử của một trang bằng cách chuyển đổi cường độ ánh sáng mà nó phản chiếu thành thông tin. định dạng kỹ thuật số, sau đó ở dạng tệp để lưu trữ trên máy tính, điện thoại.

Do đó, người ta hiểu rằng không giống như máy in và máy photocopy, tính năng quét hoạt động khi các giấy in được chuyển đổi thành tệp (tệp, tài liệu) “ảo” trên máy tính.

Nếu tài liệu được quét của bạn có chứa văn bản, bạn có thể chuyển đổi nó thành văn bản có thể chỉnh sửa bằng phần mềm Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR).

2Sử dụng Quét

Lưu tài liệu quan trọng

Các tài liệu quan trọng cần được sao lưu và lưu trữ cẩn thận để có thể dễ dàng truy cập khi cần hoặc bị mất. Lúc này, việc quét tài liệu trở nên quan trọng hơn.

Sử dụng máy quét để số hóa tài liệu hỗ trợ đắc lực cho mọi công ty, giảm thiểu rủi ro mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.

Bảo mật thông tin hoàn toàn an toàn

Quét thông tin ở định dạng kỹ thuật số và cài đặt mã truy cập để bảo mật nội dung quan trọng và nâng cao bảo mật thông tin cho người dùng. Hình ảnh quét được lưu dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ an toàn.

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng

Bằng cách chuyển đổi tài liệu từ bản mềm sang tệp cục bộ, việc tổ chức thông tin trở nên dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.

Ngoài ra, nhiều máy quét mới còn được tích hợp khả năng chia sẻ tài liệu quét qua email và các công cụ đám mây, và đặc biệt là hỗ trợ quét qua ứng dụng của bên thứ ba.

Do đó, người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt tại công ty.

3Các bước quét giấy bằng máy quét

Bước 1: Đặt tài liệu vào thiết bị quét.

Sau khi kết nối máy tính và máy quét. Mở nắp máy quét. Một lát sau được bao phủ bởi hình ảnh hoặc tài liệu cần phải quét Thấpchống lại kính.

Hướng và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải ở đúng vị trí được đánh dấu trên thiết bị, thường được đánh dấu bằng mũi tên hoặc số không.

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy quét trong phần mềm máy quét

Mở phần mềm máy quét và điều chỉnh các cài đặt cần thiết (màu sắc, kích thước bản quét) theo yêu cầu trước khi bạn quét tài liệu.

Khi cài đặt và chỉnh sửa hoàn tất, hãy nhấp vào Chọn Nút quét trên phần mềm hoặc nút Quét trên máy quét để bắt đầu quét tài liệu.

Nếu cần, hãy điều chỉnh các cài đặt khác. Khi tài liệu của bạn đã được quét, phần mềm của bạn cung cấp các tùy chọn mà bạn có thể sử dụng để điều chỉnh thêm, chẳng hạn như: B. thay đổi hướng của hình ảnh, v.v.

Chú ý đến định dạng tệp Tài liệu đã được lưu. Bạn có thể chọn giữa các định dạng khác hoặc định dạng chuẩn.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu

Sau khi tài liệu của bạn đã được quét, bạn có thể sử dụng một chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi tệp sang tệp PDF hoặc kết hợp chúng thành một tài liệu nhiều trang. Bạn cũng có thể thiết lập Acrobat để tìm tài liệu cần quét.

Có thể Khắc phục sự cố văn bản bị mờ trong bản gốc và sau khi quét tệp có văn bản mờ, nội dung không xác định hoặc màu nền tối Mở Photoshop và điều chỉnh lại ánh sáng và độ sắc nét của chi tiết cho các tài liệu rõ ràng hơn.

Trên đây là những khái niệm và thông tin chung nhất để trả lời câu hỏi scan. Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn quét tài liệu thành công!